مشاور ایزو , آموزش ایزو , ISO , گواهینامه ایزو , انواع استاندارد , انواع سیستم

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

با یک بیان ساده اتوماسیون اداری را میتوان انجام امور اداری در شرکت ها و سازمان ها با استفاده از نرم افزار، تعریف کرد.

یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب در سازمان ها باعث صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه ها و در نتیجه بهره ور شدن آن می شود. علاوه بر موارد ذکر شده دستاوردهای بسیاری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی، ارباب رجوع و در نهایت محیط زیست به دنبال دارد.

اتوماسیون اداری برای چه سازمان هایی مناسب است؟

پاسخ به این پرسش پیجیدگی های زیادی دارد و ممکن است که شما را دچار سرگردانی نماید اما سعی میکنم که بتوانم بهترین راهنمایی را ارائه نمایم. در ابتدا بایستی بدانیم هر زمانی سازمان ها بتوانند به سمت استفاده از اتوماسیون اداری بروند و یا هر نرم افزار سازمانی دیگری، این موضوع یعنی یک گام مثبت رو به جلو، چرا که دیر یا زود تمامی شرکت ها و سازمان ها (تمامی کسب و کارها ) باید به سمت استفاده از نرم افزارهای مختلف حرکت کرده و خود را برای آن آماده نمایند. اما وقتی با یک نگاه دقیق تر و تخصصی به موضوع استفاده از اتوماسیون اداری نگاه می کنیم بایستی با توجه به ابعاد مختلف سازمان در نظر بگیریم که این موضوع اگر درست و اصولی طراحی و استقرار داده نشود، هزینه های زیادی را به سازمان تحمیل کرده و گاها ممکن است که به یک پروژه زمان بر و شکست خورده تبدیل شود. به صورت ویژه اگر شرایط مالی سازمان شما در وضعیت مطلوبی قرار ندارد و ریسک هزینه کردن در آن بالا می باشد، باید نگاهتان به اتوماسیون اداری کارشناسی شده و تخصصی باشد و بدانید، آیا در حال حاضر سازمان شما به اتوماسیون اداری نیاز دارد؟ ، آیا سازمان شما آمادگی طراحی و استقرار اتوماسیون اداری را دارد؟ ، در صورت طراحی و پیاده سازی اتوماسیون اداری آیا سازمان شما می تواند از همه مزایای آن بهره مند شود؟ … 

از نظر اینجانب , سیستم اتوماسیون اداری , برای تمامی کسب و کارها فارغ از کوچکی و بزرگی سازمان ها و شرکت ها که شرایط طراحی و پیاده سازی اصولی آن را داشته باشند، بسیار موثر و لازم می باشد و قطعا یک سرمایه گذاری پر فایده و برگشت پذیر خواهد بود اما نکته ای که اهمیت بالایی دارد، تشخیص کارشناسانه و تخصصی برای اعلام نیاز به اتوماسیون اداری می باشد. اتوماسیون اداری دارای مزایای بسیاری برای سازمان ها می باشد که در زیر به برخی از آنها اشاره میشود.

برخی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری:
  • حذف مستندات و سوابق کاغذی
  • انجام تمامی کارهای اداری بدون داشتن محدودیت زمان و مکان
  • سرعت بالای انجام کارها با صرفه جویی در زمان
  • ثبت و نگهداری مستندات و سوابق با امنیت بالا و دسترسی سریع به آنها
  • ایجاد شفافیت در مراحل مختلف فرآیندهای انجام کارها و قابلیت بالای ردیابی امور
  • مدیریت نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان با در اختیار داشتن گزارش های مختلف
  • تعامل الکترونیکی با سایر سازمان ها و ذینفعان

شرکت مهندسین مشاور  آمادگی ارائه مشاوره های لازم در ارتباط با زمینه های مختلف سیستم اتوماسیون اداری را به تمامی شما مشتریان محترم و ارجمند دارد.


منتظر تماس شما هستیم …